如果需要，您可以用笔和收据簿来完成工作记录，并且有许多操作员正是这样做的。手动跟踪您的交易的问题在于它非常耗时，并且限制了您公司的发展。现代化的计算机化 POS 系统旨在简化您对所有销售信息的访问，用于会计和管理用途。将原始销售数据转化为可管理数据的能力才是您真正需要付出的代价。
简化的会计和报告
现金流可能是企业的生命线，但信息是骨子里的筋骨，这就是一个好的POS系统会发光的地方。通过将数据导出到您的会计系统或 – 理想情况下 – 直接集成到您的会计软件中，它将您的所有销售信息直接交到您的会计师手中。消除数据输入的额外步骤可以让您更快地报告，并且它绕过了错误可能蔓延到您的会计的点。您的所有销售数据每天都触手可及，通常是最新的，因此您做出的管理决策将始终基于可靠的信息。
您想知道每个地点或每个部门的哪些产品或类别最畅销？哪些班次或哪些销售人员负责运送最多的产品？有多少客户利用了您最近的优惠券优惠或购买了您只在一个特定地方做广告的产品？您的 POS 系统应该告诉您这些事情，或者它应该能够通过最少的调整来告诉您。
永续盘存
POS 系统将为您做的另一件事是为您提供有关库存水平的最新信息，这一点非常重要。计算机记录您在该期间的起始库存，然后监控销售出去和订单进入，因此在任何特定时刻，您计算机上显示的库存都应该是最新的。这就是所谓的“永续盘存”，它既方便又是主要的管理工具。如果您有准确、最新的库存，并且对未来几周或几个月的销售额有可靠的预测，那么您只能订购您可能需要的库存。
只订购您需要的东西，当您需要它时——您会看到它被描述为“及时”订购——可以真正改变游戏规则。您的现金资源不会被过多的库存所束缚，您将需要更少的仓储空间，并且您不太可能发现自己标记过时的商品只是为了摆脱它。
实物库存管理
一些 POS 系统也可以帮助您进行实物库存管理。他们将按类别、物理位置或您认为重要的任何其他标准跟踪您的传入产品。当需要计算您的实际库存，然后将其与计算机的永续盘存进行比较时，您的 POS 可以告诉您在哪里查看以及在任何给定部分应该有多少。如果您将产品存放在不同的位置，并且一个仓库显示的丢失或错放的产品比其他仓库多，这表明您在该特定位置可能存在安全或盗窃问题。即使这被证明是简单的粗心大意，这是有用的信息，然后您可以采取行动以确保每个人都遵循相同的程序。
客户关系管理
与会计和库存管理一样重要的是，成功的企业不仅仅是数豆子。您与客户互动的方式以及您对他们的了解，可以成就或打破您对长期增长的希望。许多 POS 系统会随着时间的推移跟踪客户的购买历史，您可以开始了解谁是您的最佳客户，以及哪些新产品可能会吸引他们。如果没有计算机的帮助，有时很容易忽略那些不花哨的客户，这些客户是稳定的客户，但没有引起足够大的轰动，令人难忘，但他们通常是您业务的支柱。
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